재고 장부·재고 현황과 무엇이 다른가
세 가지는 자주 섞여 쓰이지만 역할이 다릅니다.
- 재고 현황은 특정 시점의 결과입니다. 오늘 기준으로 품목별 몇 개가 있는지 한 줄씩 보여 줍니다. 과정은 없습니다.
- 수불부는 과정입니다. 품목 하나를 골라 열면 날짜순으로 들어오고 나간 기록이 이어지고, 마지막 줄의 잔량이 곧 재고 현황의 숫자입니다.
- 재고 장부는 보통 회계에서 쓰는 말로, 수량에 단가를 곱한 금액을 다룹니다. 결산과 원가 계산에 쓰이며, 수량 흐름은 수불부에서 가져옵니다.
즉 수불부가 기초이고, 재고 현황은 수불부의 마지막 줄을 모은 것, 재고 장부는 거기에 금액을 얹은 것입니다. 수불부가 틀리면 나머지 둘도 같이 틀립니다.
엑셀에서 흔한 실수는 재고 현황 시트에서 수량을 직접 고치는 것입니다. 이러면 현황은 맞아 보여도 수불부와 어긋나고, 나중에 왜 바뀌었는지 아무도 모르게 됩니다. 수량은 항상 수불부에 한 줄을 적어서 바꾸고, 현황은 그 결과로만 두어야 합니다.
적는 규칙 — 입고·출고·조정
수불부 한 줄에는 날짜, 구분(입고·출고·조정), 수량, 근거, 적은 사람이 들어갑니다. 구분마다 규칙이 다릅니다.
- 입고: 물건이 실제로 창고에 들어와 검수가 끝난 시점에 적습니다. 발주했다고 적으면 안 되고, 거래명세서나 입고 검수표가 근거가 됩니다. 반품으로 돌아온 물건도 입고입니다.
- 출고: 창고를 떠나는 시점에 적습니다. 판매 출고, 생산 투입, 샘플 제공, 폐기가 모두 출고이며 사유를 구분해 둡니다. 주문만 받고 아직 나가지 않은 것은 적지 않습니다.
- 조정: 입고도 출고도 아닌데 수량이 바뀌어야 할 때 씁니다. 실사 차이, 파손 발견, 입력 오류 정정이 여기 들어갑니다. 반드시 사유와 승인자를 남깁니다.
지켜야 할 원칙은 세 가지입니다. 첫째, 이미 적은 줄을 고치지 않고 정정 줄을 새로 적습니다. 둘째, 사건이 일어난 순서대로 적고, 몰아서 적더라도 날짜는 실제 날짜로 둡니다. 셋째, 모든 줄에 근거 서류 번호를 붙여 나중에 되짚을 수 있게 합니다.
이 세 가지가 무너지면 수불부는 있어도 못 믿는 장부가 됩니다.
실사와의 관계
수불부의 잔량은 장부 재고입니다. 실사는 그 장부 재고가 실물과 맞는지 확인하는 일입니다. 둘이 다르면 차이를 조정으로 적어 장부를 실물에 맞추되, 왜 달랐는지를 수불부에서 찾습니다.
차이의 원인은 대개 수불부의 빈 줄입니다.
- 출고했는데 안 적은 경우: 장부가 실물보다 많습니다. 샘플, 자가 소비, 급한 출고에서 자주 생깁니다.
- 입고를 두 번 적은 경우: 장부가 실물보다 많습니다. 거래명세서와 세금계산서를 각각 보고 중복 입력한 경우입니다.
- 단위가 다른 경우: 박스로 적고 낱개로 세면 차이가 크게 납니다.
실사 결과를 조정으로 적을 때는 차이 수량만 적지 말고 원인을 같이 남깁니다. 원인이 쌓이면 어느 과정에서 기록이 새는지 보이고, 그 과정을 고치면 다음 실사 차이가 줄어듭니다. 수불부가 성실히 적혀 있는 회사일수록 실사가 빨리 끝나고, 전수 실사 대신 품목별 순환 실사로 바꿀 수 있습니다.
엑셀에서 시스템으로 넘어갈 때
품목이 수십 종이면 엑셀 수불부로 충분합니다. 품목별 시트를 만들거나, 한 시트에 전 품목 입출고를 적고 피벗으로 잔량을 보는 방식이 일반적입니다. 한계가 오는 신호는 다음과 같습니다.
- 입출고를 나중에 몰아서 적어 잔량이 실시간이 아니다.
- 여러 사람이 같은 파일을 고쳐 줄이 사라지거나 겹친다.
- 품목 코드를 손으로 적어 오타로 같은 품목이 둘로 갈린다.
- 실사 때마다 원인을 못 찾는 차이가 반복된다.
이 단계에서 가장 효과가 큰 변화는 바코드 입력입니다. 품목 코드를 손으로 적는 대신 찍으면 오타가 사라지고, 찍는 순간 수불부에 줄이 생기니 잔량이 실시간이 됩니다. 조정에는 사유와 승인자를 강제로 넣게 만들어 '왜 바뀌었는지 모르는' 줄이 사라집니다.
시스템으로 옮길 때 기존 엑셀 수불부의 마지막 잔량을 그대로 넣지 말고, 한 번 전수 실사를 해서 실물 기준으로 시작하는 것이 좋습니다. 틀린 잔량을 옮기면 시스템에서도 그 차이가 계속 따라다닙니다.
| 구분 | 언제 적나 | 근거 서류 | 흔한 실수 |
|---|---|---|---|
| 입고 | 검수가 끝나 창고에 들어온 때 | 거래명세서, 입고 검수표 | 발주 시점에 미리 적음, 명세서·계산서로 이중 입력 |
| 출고 | 창고를 떠나는 때 | 출고 지시서, 판매 전표, 작업지시서 | 샘플·자가 소비를 안 적음, 주문만 받고 적음 |
| 조정 | 실사 차이나 오류를 바로잡을 때 | 실사표, 정정 사유서 | 사유 없이 수량만 고침, 기존 줄을 덮어씀 |
수불부 자주 묻는 질문
수불부와 재고 장부는 같은 말인가요?
실무에서는 섞어 쓰지만 엄밀히는 다릅니다. 수불부는 수량의 흐름을 적는 장부이고, 재고 장부는 그 수량에 단가를 곱해 금액으로 관리하는 회계 장부입니다. 회계에서 재고 장부를 요구할 때 수불부가 있으면 거기서 만들 수 있지만, 반대로는 안 됩니다.
조정을 자주 적어도 되나요?
적는 것 자체는 괜찮습니다. 문제는 조정이 잦다는 사실이 아니라 원인을 안 남기는 것입니다. 조정마다 사유를 적어 두면 어느 과정에서 기록이 새는지 보이고, 그 과정을 고치면 조정이 줄어듭니다. 사유 없는 조정은 실사 차이를 감추는 수단이 되기 쉽습니다.
품목이 많으면 수불부를 어떻게 관리하나요?
품목별 시트를 나누는 방식은 품목이 수백 개를 넘으면 한계가 옵니다. 한 시트에 전 품목의 입출고를 날짜순으로 적고 품목 코드로 걸러 보는 구조가 낫고, 그마저 힘들면 바코드로 찍어 자동으로 줄이 생기게 하는 것이 답입니다. 품목 코드를 손으로 적지 않게 되는 것만으로 오류 대부분이 사라집니다.
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