안전재고를 정하는 두 가지 변수
안전재고는 두 가지 불확실성을 막기 위해 둡니다. 하나는 수요가 예상보다 많이 나가는 경우, 다른 하나는 발주한 물건이 예정보다 늦게 오는 경우입니다. 그래서 정할 때 보는 것도 이 둘입니다.
- 수요 변동: 하루 평균 10개가 나가는 품목이라도 어떤 날은 30개가 나갑니다. 평균에서 얼마나 벗어나는지가 클수록 안전재고가 커집니다.
- 리드타임: 발주해서 들어오기까지 걸리는 기간입니다. 길수록, 그리고 들쭉날쭉할수록 그 사이를 버틸 재고가 더 필요합니다.
가장 단순한 방법은 '리드타임 동안 나갈 수 있는 최대량에서 평균량을 뺀 만큼'으로 잡는 것입니다. 예를 들어 리드타임이 열흘이고 하루 평균 10개, 많이 나가는 날 15개라면, 열흘 동안 최대 150개에서 평균 100개를 뺀 50개 안팎이 안전재고가 됩니다. 통계 공식을 쓰는 방법도 있지만, 데이터가 몇 달치도 안 쌓인 회사에서는 이 정도 계산이 오히려 현실적입니다.
중요한 것은 숫자를 한 번 정하고 끝내는 것이 아니라, 실제 품절과 과잉이 얼마나 생겼는지 보고 몇 달마다 다시 맞추는 일입니다.
발주점과의 관계
안전재고는 그 자체로 쓰이기보다 발주점을 정하는 재료로 쓰입니다. 발주점은 '재고가 여기까지 떨어지면 발주를 낸다'는 기준 수량입니다.
발주점 = 리드타임 동안 평균 소비량 + 안전재고
위 예로 보면 리드타임 열흘 동안 평균 100개가 나가고 안전재고가 50개이니 발주점은 150개입니다. 재고가 150개가 되는 날 발주하면, 열흘 뒤 입고될 때 평소대로면 50개가 남아 있고, 수요가 튀거나 입고가 늦어도 그 50개로 버팁니다.
둘을 헷갈리면 사고가 납니다.
- 안전재고를 발주점으로 쓰면, 재고가 50개일 때 발주하게 되어 리드타임 중에 반드시 품절이 납니다.
- 발주점만 있고 안전재고가 0이면, 평균대로만 나갈 때는 괜찮지만 조금만 튀어도 바닥이 납니다.
발주점에 도달했을 때 얼마를 시킬지(발주량)는 또 다른 문제입니다. 최소 주문 단위, 단가 할인 구간, 보관 공간을 보고 정하며, 안전재고와는 별개로 둡니다.
엑셀로 관리할 때 부딪히는 한계
품목이 수십 개일 때는 엑셀 한 장에 품목별 안전재고와 현재고를 적고 조건부 서식으로 색을 칠하면 됩니다. 문제는 품목이 수백 개를 넘고 담당자가 여럿이 될 때 생깁니다.
- 현재고가 실시간이 아닙니다. 입출고를 나중에 옮겨 적기 때문에, 시트가 빨간색이 될 때는 이미 품절인 경우가 많습니다.
- 안전재고가 갱신되지 않습니다. 처음 정한 숫자가 몇 년째 그대로인 경우가 흔합니다. 수요가 줄어든 품목도 계속 높은 안전재고를 유지해 과잉이 됩니다.
- 리드타임이 기록되지 않습니다. 발주일과 입고일을 따로 적지 않으면 실제 리드타임을 알 수 없고, 안전재고를 다시 계산할 근거가 없습니다.
- 알림이 없습니다. 누군가 시트를 열어 봐야 발주점 도달을 압니다.
해결은 두 단계입니다. 먼저 입출고를 바코드로 찍어 현재고를 실시간으로 만들고, 그 다음 발주일·입고일이 자동으로 남게 해서 리드타임과 수요 변동이 데이터로 쌓이게 합니다. 그러면 안전재고를 품목별로 다시 계산하고, 발주점에 닿는 순간 담당자에게 알리는 일이 가능해집니다.
안전재고를 줄이는 방법
안전재고는 비용입니다. 필요 이상으로 크면 창고와 자금이 묶이고, 유효기간이 있는 품목은 폐기로 이어집니다. 줄이려면 안전재고를 키우는 두 원인, 즉 변동과 리드타임을 줄여야 합니다.
- 리드타임을 줄입니다. 납품처와 납기를 짧게 합의하거나, 가까운 거래처로 바꾸거나, 발주 처리 자체를 빨리 합니다. 리드타임이 절반이 되면 필요한 안전재고도 크게 줄어듭니다.
- 리드타임의 변동을 줄입니다. 평균이 길어도 늘 일정하면 안전재고는 적게 잡아도 됩니다. 매번 다른 것이 더 문제입니다.
- 발주 주기를 짧게 합니다. 한 달에 한 번 대량 발주보다 일주일에 한 번 소량 발주가 재고를 낮게 유지합니다.
- 품목을 나눠 관리합니다. 매출 비중이 큰 품목만 촘촘히 보고, 나머지는 단순한 규칙으로 둡니다. 모든 품목에 같은 정성을 들일 필요는 없습니다.
어느 방법이든 실제 리드타임과 출고량이 기록되어 있어야 효과를 확인할 수 있습니다. 기록이 없으면 줄였는지조차 알 수 없습니다.
| 품목 성격 | 수요 변동 | 리드타임 | 안전재고 수준 |
|---|---|---|---|
| 상시 소모품(포장재 등) | 작다 | 짧다 | 낮게, 발주 주기로 조절 |
| 계절 품목 | 크다 | 짧다 | 성수기 전에만 높게 |
| 수입 원자재 | 보통 | 길고 불규칙 | 높게, 리드타임 변동 기준 |
| 주문 생산 부품 | 크다 | 길다 | 고객 확정 물량 기준으로 별도 관리 |
안전재고 자주 묻는 질문
안전재고 공식이 따로 있나요?
통계를 쓰는 공식이 있지만, 수요와 리드타임 데이터가 몇 달치 이상 있어야 의미가 있습니다. 데이터가 없다면 리드타임 동안 최대로 나갈 수 있는 양에서 평균량을 뺀 값으로 시작하고, 실제 품절과 과잉을 보며 조정하는 편이 낫습니다. 공식보다 몇 달마다 다시 맞추는 습관이 더 중요합니다.
모든 품목에 안전재고를 둬야 하나요?
아닙니다. 주문이 들어온 뒤에 사도 되는 품목, 당일 구할 수 있는 품목은 안전재고가 필요 없습니다. 품절되면 생산이 멈추거나 납기를 놓치는 품목, 리드타임이 긴 품목에 집중하면 됩니다. 전 품목에 일률적으로 두면 과잉 재고만 늘어납니다.
안전재고 밑으로 떨어지면 자동으로 알 수 있나요?
현재고가 실시간으로 잡혀 있어야 가능합니다. 입출고를 바코드로 기록하면 재고가 발주점에 닿는 순간 담당자에게 알림을 보내거나 발주 목록에 자동으로 올릴 수 있습니다. 엑셀에서는 누군가 시트를 열어야 알 수 있어 알림 역할을 하기 어렵습니다.
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