구매요청서 엑셀 양식
홈 › 무료 엑셀 양식 · 안녕소프트 · 2026. 9. 22. 작성
요청 단계에서 빠지기 쉬운 '왜 필요한지'와 '언제까지'를 머리글에 넣은 양식입니다. 요청일자·요청번호·요청 부서/요청자·희망 납기·용도를 위에 적고, 아래에 품명·규격·단위·수량·예상 단가·추천 업체를 한 줄씩 적습니다. 예상 금액과 예상 합계는 자동입니다. 단가를 모르면 비워도 됩니다. 결재자가 금액보다 먼저 보는 것이 용도와 납기라서 이렇게 두었습니다.
양식 자료 받기 (엑셀, 무료) 회원가입·이메일 없이 바로 내려받습니다 · Excel 2016 이상, 구글 시트에서도 열립니다
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구매요청서를 쓰고 모으고 보고하는 일, 프로그램이 대신하면
직원은 스마트폰으로 적고, 대표는 모아진 화면으로 봅니다. 결재는 알림으로 오고, 매주 반복되는 취합·보고는 자동으로 돌아갑니다.
무엇이 달라지나
일지·보고서·결의서가 한 곳에 쌓여 검색이 되고, 승인 이력이 남습니다. 엑셀 취합이나 메일 보고처럼 매번 사람이 하던 반복 작업은 RPA 가 대신합니다.
실제 견적 범위
100만~2,000만 원 — 최근 1년 반 업무자동화·RPA 견적 22건 기준, 절반이 880만~1,500만 원. 자동화할 작업 수와 연동할 프로그램 수로 정해집니다.
시작은 이 파일로
채워 쓰신 이 양식 하나만 보내 주시면 범위와 견적을 잡아 드립니다. 회원가입·요구사항 문서 없이, 상담한 사람이 직접 만들고 구축 후 유지보수까지 같은 팀이 맡습니다.
구매요청서 자동화 견적 받기 RPA 업무 자동화 자세히 상품: 업무관리·결재 프로그램 · 반복업무 자동화(RPA)
시트 구성
| 시트 | 들어 있는 것 | 자동으로 되는 것 |
|---|---|---|
| 구매요청 | 머리글(요청일자·요청번호·요청 부서/요청자·희망 납기·용도)과 No·품명·규격·단위·수량·예상 단가·추천 업체 | 줄마다 예상 금액, 아래에 예상 합계 |
| 사용법 | 쓰는 순서와 프로그램으로 넘어갈 시점 4줄 | 없음(읽기용) |
이렇게 쓰시면 됩니다
1.
요청일자와 요청번호를 적습니다. 요청번호는 날짜-일련번호(예: 20260922-01)로 두면 나중에 찾기 쉽습니다.
2.
요청 부서/요청자·희망 납기·용도를 채웁니다. 용도는 결재자가 가장 먼저 보는 칸이니 한 줄이라도 적습니다.
3.
품명·규격·단위·수량을 적고, 아는 범위에서 예상 단가와 추천 업체를 적습니다. 모르면 비워 둡니다.
4.
예상 금액과 예상 합계가 계산되면 인쇄하거나 파일 그대로 결재를 올립니다.
5.
승인이 나면 요청번호를 발주서에 함께 적어 둡니다. 같은 물품이 반복 요청되면 안전재고를 정하는 편이 낫습니다.
구매요청서 작성법 — 구매 담당이 되묻지 않는 5가지
구매요청이 늦어지는 이유는 승인이 아니라 "무슨 규격인지, 언제까지인지"를 되묻는 왕복입니다. 그 왕복을 없애는 법입니다.
1. 규격은 모델명이나 도면 번호로
"장갑 10켤레"가 아니라 "니트릴 장갑 M 100매입 2박스"처럼 규격 칸을 채웁니다. 지난번 산 것과 같으면 비고에 "전회 발주 20260915-03과 동일"이라 적으면 끝입니다.
2. 수량과 단위를 분리
단위 칸에 개·박스·kg을 적고 수량은 그 단위 기준으로. 박스면 입수를 비고에 적어야 구매 담당이 낱개로 환산합니다.
3. 희망 납기는 "필요한 날"이 아니라 "없으면 멈추는 날"
여유 있게 당겨 적으면 모든 요청이 긴급이 되어 진짜 긴급이 묻힙니다. 실제로 필요한 날을 적고 긴급이면 사유를 용도 칸에.
4. 예상 단가는 아는 만큼, 모르면 비우고 추천 업체를
지난 구매 단가나 인터넷 가격을 적고 모르면 비웁니다. 대신 추천 업체 칸에 사던 곳이나 찾아본 곳을 적으면 구매 담당이 견적을 빨리 받습니다. 예상 합계는 결재 규모를 가늠하는 용도입니다.
5. 요청번호가 발주번호로 이어지게
요청번호(날짜-일련)를 발주서의 비고나 참조란에 적어 두면 "내가 요청한 것 어떻게 됐나"를 번호로 찾습니다. 입고되면 물품 수령증에도 같은 번호를.
구매요청서와 품의서·발주서·물품 수령증의 차이
| 문서 | 누가 누구에게 | 단계 |
|---|---|---|
| 구매요청서 | 현장 부서 → 구매 담당 | 1. 필요한 것을 알린다 |
| 품의서 | 담당자 → 결재자 | 2. 금액이 크면 승인을 받는다 |
| 발주서 | 회사 → 공급업체 | 3. 주문한다 |
| 물품 수령증(인수증) | 받는 사람 | 4. 받았다고 확인한다 |
요청이 월 수십 건이 되어 요청·품의·발주·입고를 번호로 맞추는 일이 하루 일이 되고, 같은 품목을 부서마다 따로 요청해 단가가 제각각이면 구매 관리 프로그램으로 넘어갈 때입니다.
엑셀로 부족해지는 시점
양식은 오래 쓸 수 있지만, 아래 상황이 오면 양식이 아니라 방식을 바꿔야 합니다.
요청→승인→발주→입고가 종이나 메신저로 오가면 어느 단계에서 멈췄는지 찾기 어렵습니다. 누락이 생겨도 알 수 없습니다.
같은 물품이 반복 요청되어도 지난 요청 이력이 한곳에 모이지 않습니다. 안전재고를 정할 근거가 파일마다 흩어집니다.
승인 기록이 파일 안에 남지 않습니다. 누가 언제 승인했는지는 결재 문서를 따로 보관해야 합니다.
그 판단 기준은 맞춤 소프트웨어 의뢰, 무엇부터 정리해서 요청하나 글에, 그때 쓰는 방식은 업무관리·결재 프로그램 · 반복업무 자동화(RPA) 페이지에 정리했습니다.
자주 묻는 질문
예상 단가를 모르는데 꼭 적어야 하나요?
비워도 됩니다. 비워 둔 줄은 예상 금액이 잡히지 않고, 예상 합계는 단가를 적은 줄만 더한 값이 됩니다. 결재 후 견적을 받아 발주서에서 확정 단가를 적으면 됩니다.
품목이 많아 줄이 모자랍니다.
예상 합계 줄 위에서 행을 삽입하고, 바로 위 줄의 예상 금액 칸을 아래로 복사하세요. 합계 줄 아래에 추가하면 합계에서 빠집니다.
요청번호와 발주번호를 같게 해야 하나요?
같지 않아도 됩니다. 다만 발주서 비고에 요청번호를 적어 두면 이 발주가 어느 요청에서 나왔는지 나중에 찾을 수 있습니다. 입고검수표까지 발주번호로 이어지니 요청번호 하나로 흐름 전체를 추적하게 됩니다.
소모품처럼 반복 구매하는 것도 매번 요청서를 쓰나요?
반복 품목은 소모품 지급대장이나 재고관리표의 "발주 필요" 표시를 근거로 구매 담당이 정기 발주하는 규칙을 두면 요청서를 생략할 수 있습니다. 요청서는 새 품목이나 평소와 다른 수량일 때 쓰는 것으로 정하세요.
요청한 것과 다른 물건이 왔습니다.
물품 수령증 상태 칸에 "기타"로 적고 비고에 요청번호와 차이를 적은 뒤 구매 담당에게 알립니다. 요청서의 규격 칸이 비어 있었다면 다음부터 채우는 것이 재발 방지입니다. 공급업체 쪽 오류면 반품·교환 요청서로 처리합니다.
구매요청서 다음 단계가 궁금하시다면
채워 쓰신 이 양식과 매주 반복하는 일만 알려주시면, 자동화할 것과 그대로 둘 것을 나눠 견적으로 정리해 드립니다.