무료로 충분한 경우
아래에 해당하면 굳이 비용을 쓸 이유가 없습니다. 지금 방식을 유지하세요.
거래처 50곳 이하, 담당자 한둘
한 사람이 거래처를 다 기억할 수 있는 규모라면 관리대장으로 충분합니다.
연락이 한 채널로 들어올 때
전화나 메일 한 가지로만 소통하면 이력을 한곳에 모으기 쉽습니다.
견적에서 수주까지가 짧을 때
문의하고 바로 계약하는 거래라면 후속 연락 관리가 따로 필요 없습니다.
담당자가 오래 바뀌지 않을 때
이력이 사람에게 있어도 그 사람이 계속 있으면 당장은 문제가 안 됩니다.
한계가 드러나는 다섯 지점
비용 문제가 아니라 구조 문제라서, 무료 프로그램을 더 열심히 써도 해결되지 않는 것들입니다.
1. 연락 이력이 흩어져 있다
통화는 휴대폰에, 메시지는 메신저에, 견적은 메일에, 메모는 수첩에 있습니다. 한 고객의 이력을 보려면 네 군데를 뒤져야 하고, 그래서 안 보게 됩니다.
2. 담당자가 바뀌면 고객도 사라진다
거래처 연락처와 협의 내용이 담당자 개인 휴대폰에 있어, 퇴사하면 고객 관계가 통째로 끊깁니다. 인수인계서에 적어도 "맥락"은 넘어가지 않습니다.
3. 견적·수주와 연결이 안 된다
고객 목록은 CRM에, 견적은 엑셀에, 수주는 ERP에 있어 "이 고객에게 올해 몇 번 견적을 냈고 몇 건이 됐나"를 못 봅니다. 수주율을 모르면 어디에 시간을 쓸지 정할 수 없습니다.
4. 후속 연락 시점을 사람이 기억한다
"다음 주에 다시 연락 주세요"가 메모에만 있으면 그 주가 지나고 나서 생각납니다. 놓친 후속 연락은 눈에 보이지 않아 손실로 세어지지도 않습니다.
5. 데이터가 내 것이 아닐 때
무료 CRM은 연락처 수 제한, 내보내기 제한, 서비스 종료 가능성이 있습니다. 고객 이력 전체를 엑셀로 꺼낼 수 없다면 영업 기록을 빌려 쓰는 것입니다.
지금 확인해 볼 것
거래처 한 곳을 골라 최근 세 번의 연락 내용과 날짜를 5분 안에 찾을 수 있는지 해보세요. 안 되면 이력이 흩어져 있는 것입니다.
갈아탈 시점 판단 기준
다음 중 두 가지 이상 해당하면 검토를 시작할 때입니다.
고객이 "지난번에 말씀드렸는데"라고 한 적이 있다
이력이 담당자에게만 있거나 흩어져 있다는 뜻입니다.
담당자 퇴사 후 연락이 끊긴 거래처가 있다
고객 관계가 회사가 아니라 개인에게 있었던 것입니다.
견적을 냈는데 결과를 모르는 건이 쌓인다
후속 연락 시점이 관리되지 않고 있습니다.
거래처가 백 곳을 넘었다
관리대장으로는 이력과 후속 일정을 못 봅니다.
갈아탈 때 영업 전체를 한 시스템에 넣을 필요는 없습니다. 거래처마다 연락 이력 한 줄과 다음 연락일 하나를 남기는 것부터 시작하면 담당자 이동과 후속 연락 문제가 같이 풀리고, 견적·수주 연결은 그 위에 얹으면 됩니다. 어떤 순서로 만들지는 개발 의뢰 가이드에 있습니다.
자주 묻는 질문
엑셀 거래처 관리대장으로 계속 가도 되나요?
됩니다. 거래처 50곳 이하에 담당자가 한둘이고 연락 채널이 단순하면 대장으로 충분합니다. 한계는 연락 이력이 여러 곳에 흩어지고 후속 연락을 기억에 의존하기 시작할 때 옵니다.
무료 CRM과 엑셀 중 무엇이 나은가요?
연락 이력과 다음 연락일을 고객별로 쌓고 싶으면 CRM, 우리 식대로 칸을 바꾸고 데이터를 내 것으로 두고 싶으면 엑셀입니다. 둘 다 견적·수주 연결과 데이터 소유에서 같은 한계를 만납니다.
영업 팀이 없는 작은 회사에도 CRM이 필요한가요?
이름이 CRM일 필요는 없습니다. 거래처별 연락 이력과 다음 연락일을 한곳에 남기는 것이 전부이고, 그것이 사장 한 사람의 수첩이어도 회사 것으로 남으면 됩니다.
갈아탈 때 고객 정보는 어떻게 옮기나요?
거래처명·담당자·연락처는 대부분 옮깁니다. 연락 이력은 내보내기가 되는지에 달려 있고, 고객 개인정보는 수집 목적 안에서만 다뤄야 하므로 관련 기준을 확인하세요.
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