무료로 충분한 경우
아래에 해당하면 굳이 비용을 쓸 이유가 없습니다. 지금 방식을 유지하세요.
직원 5명 이하, 입력하는 사람은 한둘
권한을 나눌 일이 없고 동시에 입력할 일도 드물면 무료 범위로 충분합니다.
수주·구매·재고 중 하나만 급할 때
한 가지 업무만 정리하면 되는 단계라면 그 모듈 하나를 무료로 쓰는 편이 빠릅니다.
보고서를 엑셀로 뽑아 손보는 것이 괜찮을 때
프로그램 안에서 보고서가 안 나와도, 내보내기 해서 엑셀로 정리하는 시간이 한 달에 한두 시간이면 문제없습니다.
업무 순서가 프로그램 화면과 비슷할 때
우리 회사가 일하는 순서와 프로그램의 입력 순서가 크게 다르지 않으면 억지로 맞추는 비용이 들지 않습니다.
한계가 드러나는 다섯 지점
비용 문제가 아니라 구조 문제라서, 무료 프로그램을 더 열심히 써도 해결되지 않는 것들입니다.
1. 모듈 사이 숫자가 안 이어진다
수주는 넣었는데 재고가 안 빠지고, 출하는 했는데 매출이 안 잡힙니다. 무료 범위는 모듈이 따로 노는 경우가 많아 사람이 두 번 입력하게 됩니다. 이중 입력이 시작되면 어느 쪽이 맞는지 모르게 됩니다.
2. 사용자 수와 권한의 벽
계정이 한두 개로 제한되거나 권한을 나눌 수 없어서, 현장 작업자에게 사장 계정을 공유하게 됩니다. 누가 무엇을 고쳤는지 이력이 없으면 틀린 값을 찾아도 원인을 못 찾습니다.
3. 우리 업무와 다른 화면
프로그램이 정한 순서대로만 입력해야 합니다. 우리 회사는 견적 없이 바로 수주가 들어오는데 프로그램은 견적을 먼저 요구하면, 가짜 견적을 만드는 일이 생깁니다. 이런 우회가 쌓이면 데이터가 신뢰를 잃습니다.
4. 보고서를 매번 가공한다
사장이 보고 싶은 숫자(거래처별 미수, 품목별 이익)가 프로그램 보고서에 없어 매달 엑셀로 다시 만듭니다. 이 시간이 월 하루를 넘기면 프로그램이 일을 줄이는 것이 아니라 만들고 있는 것입니다.
5. 데이터가 내 것이 아닐 때
무료 요금제는 내보내기 제한, 기능 잠금, 서비스 종료 가능성이 있습니다. 몇 년치 거래 기록을 전체 내보내기 할 수 없다면 그 데이터는 사실상 내 것이 아닙니다.
지금 확인해 볼 것
거래처·품목·수주·매출을 각각 엑셀로 전체 내보내기 해보세요. 되면 언제든 갈아탈 수 있는 상태이고, 안 되면 그것이 판단 근거입니다.
갈아탈 시점 판단 기준
다음 중 두 가지 이상 해당하면 검토를 시작할 때입니다.
같은 값을 두 곳에 입력하는 일이 매일 있다
수주를 프로그램에 넣고 엑셀에도 적는다면, 이미 프로그램이 일을 덜어 주지 않는 상태입니다.
입력하는 사람이 셋을 넘었다
권한과 이력 없이 여러 명이 입력하는 순간부터 오류 원인 추적이 안 됩니다.
월 보고서 만드는 데 하루 이상 든다
프로그램에서 바로 나와야 할 숫자를 사람이 만들고 있다는 뜻입니다.
프로그램 때문에 업무 순서를 바꿨다
회사가 프로그램에 맞추기 시작하면, 그다음은 프로그램이 못 하는 일을 사람이 메우는 단계입니다.
갈아탈 때 처음부터 모든 모듈을 만들 필요는 없습니다. 이중 입력이 가장 심한 구간 하나(대개 수주→출하→매출)를 먼저 잇고, 나머지는 그 위에 단계적으로 얹으면 됩니다. 구축 비용과 기간이 어떻게 갈리는지는 ERP 구축 비용 글에 있습니다.
자주 묻는 질문
무료 ERP를 계속 써도 되나요?
됩니다. 직원이 몇 명 안 되고 입력하는 사람이 한둘이며, 모듈 하나만 급한 단계라면 무료로 충분합니다. 문제는 규모보다 구조가 바뀔 때, 즉 모듈 사이 숫자가 안 이어지고 여러 명이 입력하기 시작할 때 생깁니다.
무료 ERP와 엑셀 중 무엇으로 시작하는 게 나은가요?
입력 화면이 필요하면 무료 ERP, 양식을 마음대로 바꾸고 싶으면 엑셀입니다. 어느 쪽이든 한계 지점은 같습니다. 이중 입력, 권한, 보고서 가공, 데이터 소유입니다.
패키지 ERP 유료 버전으로 올리면 해결되나요?
사용자 수와 권한, 보고서는 대개 해결됩니다. 다만 "우리 업무와 다른 화면"은 유료가 되어도 그대로입니다. 그 불편이 큰지 작은지가 패키지와 맞춤 개발을 가르는 기준입니다.
갈아탈 때 기존 데이터는 옮길 수 있나요?
거래처·품목·현재고·미수 잔액은 대부분 옮깁니다. 거래 이력 전체는 내보내기가 되는지에 달려 있습니다. 갈아타기 전에 전체 내보내기를 먼저 확인하세요.
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