데이터 이전은 어떻게 진행되는가
데이터 이전은 새 시스템 개발과 따로 움직이는 작업입니다. 보통 다음 순서를 거칩니다.
- 원본 확인: 어떤 자료가 어디에 있는지 목록을 만듭니다. 엑셀 파일 여러 개, 옛 프로그램의 DB, 종이 장부가 섞여 있는 경우가 많습니다.
- 대응표 작성: 원본의 각 항목이 새 시스템의 어느 칸으로 가는지 정합니다. 원본에는 있는데 새 시스템에 자리가 없는 항목, 그 반대 항목이 여기서 드러납니다.
- 정리: 중복, 이름 불일치, 단위 차이를 손봅니다. 가장 시간이 많이 드는 단계입니다.
- 시험 이전: 테스트 서버에 옮겨 보고 검증합니다. 문제가 나오면 정리로 돌아갑니다.
- 본 이전: 정해진 날짜에 최종 자료를 옮기고 검증한 뒤 새 시스템을 엽니다.
옮길 자료의 범위도 미리 정합니다. 거래처·품목 같은 기준정보는 전부 옮기지만, 거래 내역은 최근 1~2년만 옮기고 그 이전은 조회용으로만 남기는 식으로 나누면 정리 부담이 크게 줄어듭니다.
옮기기 전에 정리해야 할 것
옛 자료는 사람이 읽기에는 문제가 없어도 프로그램이 처리하기에는 어긋난 곳이 많습니다. 대표적인 세 가지입니다.
중복: 같은 거래처가 두세 번 등록되어 있거나, 같은 품목이 규격 표기만 다르게 여러 줄 있는 경우입니다. 새 시스템에서는 하나로 합쳐야 하는데, 어느 쪽을 남길지와 각각에 달린 거래 내역을 어떻게 합칠지 정해야 합니다.
거래처명·품목명 불일치: 엑셀에는 '(주)OO상사', 프로그램에는 'OO상사', 세금계산서에는 '주식회사 OO상사'로 되어 있는 식입니다. 사람은 같은 곳인 줄 알지만 프로그램은 다른 곳으로 봅니다. 사업자번호나 품목코드처럼 겹치지 않는 기준값을 정해 그것으로 맞춥니다.
단위와 형식: 수량이 어떤 행은 'EA', 어떤 행은 '박스'로 적혀 있거나, 날짜가 '2024.1.5'와 '24/01/05'로 섞여 있거나, 금액에 쉼표와 원 표시가 붙어 있는 경우입니다. 단위는 기준 단위로 환산하고 형식은 하나로 통일합니다.
- 빈칸과 '없음', '-', '미정' 같은 값이 섞인 항목은 어떻게 처리할지 정합니다.
- 정리 작업은 개발사가 도구로 돕지만, '어느 게 맞는지'는 회사 담당자만 판단할 수 있으므로 담당자 시간을 확보해야 합니다.
검증 방법: 총합·건수·표본
옮긴 자료가 맞는지는 세 가지 방법을 겹쳐서 확인합니다. 하나만 보면 놓치는 것이 있습니다.
총합 비교: 원본과 새 시스템의 합계를 맞춥니다. 재고 총수량, 거래처별 미수금 합계, 월별 매출 합계 같은 값입니다. 총합이 맞으면 큰 누락은 없다고 볼 수 있습니다. 다만 한 칸이 틀리고 다른 칸이 반대로 틀리면 총합은 맞아도 내용은 어긋날 수 있습니다.
건수 비교: 거래처 수, 품목 수, 거래 내역 줄 수를 맞춥니다. 중복을 합쳤다면 그만큼 줄어드는 것이 맞으므로, 합친 건수를 따로 기록해 두고 '원본 건수 - 합친 건수 = 새 건수'가 되는지 봅니다.
표본 확인: 몇 건을 골라 원본과 새 시스템 화면을 나란히 놓고 항목 하나하나를 비교합니다. 거래가 많은 거래처, 단위가 특이한 품목, 최근 거래, 오래된 거래처럼 문제가 생기기 쉬운 것을 일부러 고릅니다.
검증 결과는 표로 남깁니다. 어떤 항목을 무엇과 비교했고 결과가 어땠는지 적어 두면, 나중에 숫자가 이상하다는 말이 나왔을 때 이전 시점의 자료가 맞았는지 바로 확인할 수 있습니다.
병행 운영: 옛 시스템을 언제까지 두는가
새 시스템을 연 뒤에도 옛 시스템이나 엑셀을 얼마간 같이 쓰는 기간을 병행 운영이라고 합니다. 새 시스템에 문제가 있을 때 돌아갈 곳을 남기는 것이 목적입니다.
병행 운영에는 두 가지 방식이 있습니다.
- 양쪽 다 입력: 같은 업무를 옛 시스템과 새 시스템에 모두 입력하고 결과를 비교합니다. 가장 확실하지만 직원 부담이 두 배가 되므로 길게 가져갈 수 없습니다. 마감이나 결산처럼 틀리면 안 되는 업무에 한두 주기만 적용하는 것이 보통입니다.
- 조회만 유지: 새 시스템에만 입력하고 옛 시스템은 과거 자료 조회용으로 남깁니다. 부담이 적고 대부분의 업무에 이 방식이 맞습니다.
병행 기간은 '월 마감을 한 번 새 시스템으로 문제없이 끝냈을 때'처럼 조건으로 정하는 것이 좋습니다. 기간만 정해 두면 그 사이 마감이 없어 검증이 안 된 채 끝나는 일이 생깁니다.
병행이 끝나면 옛 시스템은 읽기 전용으로 잠그거나 백업 뒤 종료합니다. 두 곳에 계속 입력하게 두면 어느 쪽이 맞는지 다시 헷갈리는 상태로 돌아갑니다.
| 검증 항목 | 확인 방법 | 맞지 않을 때 먼저 볼 것 |
|---|---|---|
| 재고 수량 | 품목별 총합, 창고별 총합 비교 | 단위 환산, 합쳐진 중복 품목 |
| 거래처 미수·미지급 | 거래처별 잔액 합계 비교 | 합쳐진 중복 거래처, 이름 불일치로 갈린 거래 |
| 거래처·품목 수 | 원본 건수 - 합친 건수 = 새 건수 | 빈칸·'없음' 처리 규칙 |
| 거래 내역 건수 | 기간별 줄 수 비교 | 날짜 형식 오류로 빠진 행 |
| 표본 상세 | 문제 생기기 쉬운 건 골라 항목별 대조 | 대응표에서 빠진 항목 |
데이터 이전 자주 묻는 질문
엑셀이 여러 파일로 흩어져 있고 형식도 제각각입니다. 옮길 수 있나요?
대부분 옮길 수 있지만 정리 시간이 관건입니다. 파일마다 항목 위치와 이름이 다르면 대응표를 파일별로 만들어야 합니다. 옮길 범위를 최근 자료 위주로 줄이고, 오래된 파일은 원본 그대로 보관만 하는 쪽이 현실적인 경우가 많습니다.
이전 뒤에 숫자가 안 맞으면 어떻게 하나요?
검증 표를 보고 어느 항목에서 어긋났는지 좁힙니다. 총합은 맞는데 특정 거래처만 틀리면 이름 불일치나 중복 병합 문제인 경우가 많습니다. 시험 이전 단계에서 이런 문제를 잡도록 본 이전 전에 한 번 이상 시험 이전을 하는 것이 중요합니다.
데이터 이전 비용은 개발비에 포함되나요?
개발사마다 다르므로 견적서에서 확인해야 합니다. 자료 상태에 따라 정리 시간이 크게 달라져 별도 항목으로 잡는 경우가 많습니다. 견적 전에 원본 자료 일부를 개발사에 보여 주면 이전 범위와 비용을 더 정확하게 잡을 수 있습니다.
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데이터 이전, 우리 회사 업무에 어떻게 적용할지 궁금하시다면
지금 쓰시는 엑셀이나 업무 순서를 알려주시면, 어디까지 시스템으로 옮길 수 있는지 단계별로 정리해 드립니다.
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