지출 결의서(경비 정산) 엑셀 양식
홈 › 무료 엑셀 양식 · 안녕소프트 · 2026. 9. 22. 작성
지출 결의서에서 승인 뒤에 문제가 되는 칸은 증빙입니다. 금액과 내용만 있고 어떤 증빙이 있는지 없는지 적혀 있지 않으면, 회계 처리 단계에서 영수증을 다시 찾아야 합니다. 그래서 이 양식은 줄마다 증빙 종류를 고르게 두어, '없음'이 보이면 승인 전에 확인하도록 했습니다. 머리에는 작성일자·결의번호·부서/작성자·지급 방법·지급 예정일을 두고, 결의번호를 회계 전표번호와 맞추면 나중에 대사가 쉽습니다. 금액 합계는 자동입니다.
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지출 결의서를 쓰고 모으고 보고하는 일, 프로그램이 대신하면
직원은 스마트폰으로 적고, 대표는 모아진 화면으로 봅니다. 결재는 알림으로 오고, 매주 반복되는 취합·보고는 자동으로 돌아갑니다.
무엇이 달라지나
일지·보고서·결의서가 한 곳에 쌓여 검색이 되고, 승인 이력이 남습니다. 엑셀 취합이나 메일 보고처럼 매번 사람이 하던 반복 작업은 RPA 가 대신합니다.
실제 견적 범위
100만~2,000만 원 — 최근 1년 반 업무자동화·RPA 견적 22건 기준, 절반이 880만~1,500만 원. 자동화할 작업 수와 연동할 프로그램 수로 정해집니다.
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시트 구성
| 시트 | 들어 있는 것 | 자동으로 되는 것 |
|---|---|---|
| 지출결의서 | 머리: 작성일자·결의번호·부서/작성자·지급 방법·지급 예정일. 줄: No·일자·항목·내용·금액·증빙·비고 | 금액 합계 |
| 사용법 | 적는 순서와 주의사항 네 가지 | — |
이렇게 쓰시면 됩니다
1.
머리 칸에 작성일자·결의번호·부서/작성자·지급 방법·지급 예정일을 적습니다. 결의번호는 회계 전표번호와 맞춰 두면 대사가 쉽습니다.
2.
지출 한 건에 한 줄씩 일자·항목·내용·금액을 적습니다. 합계는 자동으로 계산됩니다.
3.
줄마다 증빙 종류를 고릅니다. '없음'이 남아 있으면 승인 전에 확인합니다.
4.
결재를 받은 뒤 영수증을 결의번호 순서로 묶어 보관합니다.
5.
지출 증빙의 종류와 보관 요건은 세무 담당자와 관련 기관 안내를 확인하세요.
지출결의서 작성법 — 월말 회계와 바로 맞게 적는 6가지
결의서는 돈이 나간 이유를 남기는 문서입니다. 회계 전표와 짝이 맞게 적는 것이 전부입니다.
1. 결의번호를 회계 전표번호와 맞춘다
결의번호(예: 20261021-03)를 전표번호와 같은 규칙으로 두면 월말 대사가 한 번에 끝납니다.
2. 지출 한 건에 한 줄
영수증 한 장이 한 줄입니다. 여러 건을 합쳐 "회식비 외"로 적으면 나중에 증빙을 못 찾습니다.
3. 증빙 종류를 고른다
세금계산서·카드 전표·현금영수증·간이영수증·없음 중에서 고릅니다. "없음"이 남아 있으면 승인 전에 사유를 비고에 적습니다. 증빙별 처리는 국세청 안내 기준입니다.
4. 금액은 부가세 포함 여부를 통일
영수증 금액 그대로(부가세 포함) 적는 것이 흔합니다. 회사 규칙을 정해 두고 머리나 비고에 표시합니다.
5. 지급 방법과 지급 예정일
법인카드·계좌이체·현금을 적고, 이체면 지급 예정일을 적습니다. 지급 예정일이 비면 담당자가 미뤄도 아무도 모릅니다.
6. 결재선 서명 뒤 증빙을 뒤에 붙인다
인쇄해 결재를 받고 영수증을 뒤에 붙여 결의번호 순으로 철합니다. 전자 결재면 PDF에 증빙 사진을 합칩니다.
지출결의서와 품의서·출장비 정산서·법인카드 사용대장의 차이
| 문서 | 언제 | 무엇 |
|---|---|---|
| 품의서 | 돈을 쓰기 전 | "이런 지출을 하겠습니다" 사전 승인 |
| 지출결의서 | 돈을 쓴 뒤(또는 지급 직전) | 실제 지출 내역과 증빙, 지급 승인 |
| 출장비 정산서 | 출장 뒤 | 교통·숙박·식비 정산. 지출결의서의 출장 전용 형태 |
| 법인카드 사용대장 | 카드 쓸 때마다 | 카드 사용 기록. 결의서의 증빙 "카드 전표"와 맞춰 봅니다 |
결의서가 월 수십 건을 넘어 영수증을 하나씩 옮겨 적고, 여러 사람의 결의번호가 겹치거나 빠져 월말에 전표와 맞추는 일이 반복되면 양식의 한계입니다.
엑셀로 부족해지는 시점
양식은 오래 쓸 수 있지만, 아래 상황이 오면 양식이 아니라 방식을 바꿔야 합니다.
결의서가 월 수십 건을 넘어 영수증을 하나씩 옮겨 적는 시간이 부담될 때.
여러 사람이 각자 결의서를 만들어 결의번호가 겹치거나 빠지고, 월말에 회계 전표와 맞추는 일이 반복될 때.
지급 예정일이 지났는데 아직 지급하지 않은 건, 증빙이 아직 없는 건을 파일마다 열어 보지 않고 한 번에 보고 싶을 때.
그 판단 기준은 OCR이란, 영수증·서류를 읽어 데이터로 바꾸는 방법 글에, 그때 쓰는 방식은 업무관리·결재 프로그램 · 반복업무 자동화(RPA) 페이지에 정리했습니다.
자주 묻는 질문
지출 줄이 모자라면 어떻게 늘리나요?
합계 줄 위에 줄을 삽입하고 위 줄의 서식을 복사하세요. 합계 범위 안에 새 줄이 들어갔는지 한 번 확인하면 됩니다. 합계 줄 아래에 적으면 합계에서 빠집니다.
합계가 안 맞거나 오류가 납니다.
금액 칸에 숫자 외의 글자가 들어갔을 때입니다. '15,000원'이 아니라 15000으로 적으세요. 합계 칸의 수식을 지웠다면 되돌리기(Ctrl+Z)로 복구하거나 파일을 다시 받아 옮겨 적으세요.
어떤 증빙이 세법상 인정되나요?
증빙 칸은 회사에서 확인하기 쉽게 종류를 남기는 용도입니다. 세무상 인정되는 증빙의 종류와 금액 기준은 바뀔 수 있으니 세무 담당자와 관련 기관 안내를 확인하세요.
증빙이 없는 지출은 어떻게 하나요?
증빙 칸을 "없음"으로 두고 비고에 사유와 승인자를 적습니다. 세무 처리에서 증빙 없는 지출이 어떻게 다뤄지는지는 국세청·세무사 안내를 따르고, 회사 규정으로 상한을 정해 두는 편이 안전합니다.
품의서와 지출결의서를 둘 다 써야 하나요?
금액이 크거나 사전 승인이 필요한 지출은 품의서로 먼저 승인받고, 실제 지출 뒤 결의서를 씁니다. 소액 경비는 결의서만으로 끝내는 회사가 많습니다. 기준 금액을 정해 두세요.
지출 결의서 다음 단계가 궁금하시다면
채워 쓰신 이 양식과 매주 반복하는 일만 알려주시면, 자동화할 것과 그대로 둘 것을 나눠 견적으로 정리해 드립니다.
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