구글시트·노션 재고관리, 어디까지 되나
홈 › 실무 가이드 · 안녕소프트 최재원 · 2026. 9. 23. 작성
엑셀·구글시트·노션은 모두 재고관리에 쓸 수 있고, 각각 맞는 규모가 있습니다. 혼자 관리하면 엑셀, 두세 명이 같이 입력하고 휴대폰에서도 봐야 하면 구글시트, 품목 수가 적고 사진·메모가 많으면 노션이 편합니다. 그런데 셋 다 못 하는 것이 같습니다. 입출고 이력, 재고 차감의 정확성, 바코드 입력, 권한 분리, 실사입니다. 시트 숫자와 창고 실물이 자꾸 달라지고, 입력하는 사람이 세 명을 넘고, 누가 언제 고쳤는지 알 수 없어지면 그때가 재고관리 프로그램으로 넘어갈 시점입니다. 넘어갈 때는 시트 구조를 먼저 정리하고, 무료 양식으로 한 번 버틴 뒤, 프로그램으로 옮기는 순서가 가장 덜 아픕니다.
도구마다 맞는 규모가 있습니다
재고관리 프로그램 비교를 하실 때는 어떤 도구가 좋은지보다, 지금 우리 규모에 어디까지 되는지를 먼저 보셔야 합니다.
엑셀 — 혼자, 한 자리에서
수식과 피벗이 가장 강합니다. 대신 파일 하나를 한 사람이 열어야 해서, 창고와 사무실이 따로 입력하면 어느 파일이 최신인지 갈립니다. 엑셀 재고관리 한계는 기능이 아니라 동시 사용에서 옵니다.
구글시트 — 두세 명이, 휴대폰에서도
구글시트 재고관리는 동시 편집이 되고 링크만 있으면 어디서든 열립니다. 창고에서 휴대폰으로 수량을 고칠 수 있어 엑셀보다 오래 버팁니다. 자동화 앱과 연결해 주문이 들어오면 줄이 추가되게 만들 수도 있습니다.
노션 — 품목은 적고 설명은 길 때
품목 하나를 카드처럼 다뤄서 사진·규격·담당자·메모를 붙이기 좋습니다. 대신 집계와 수식이 약하고, 수량을 빠르게 더하고 빼는 데는 손이 갑니다. 샘플·장비·비품처럼 건수가 적은 재고에 맞습니다.
| 항목 | 엑셀 | 구글시트 | 노션 | 재고관리 프로그램 |
|---|---|---|---|---|
| 동시 사용 | 한 사람씩 | 여러 명 동시 편집 | 여러 명 동시 편집 | 여러 명, 사용자별 로그인 |
| 모바일 입력 | 불편함 | 가능, 셀 단위 | 가능, 카드 단위 | 전용 화면, 스캐너 연동 |
| 바코드 | 안 됨 | 안 됨 | 안 됨 | 기본 기능 |
| 입출고 이력 | 직접 수불부를 만들어야 함 | 직접 만들어야 함, 수정 기록은 남음 | 변경 기록은 남지만 집계 어려움 | 전표 단위로 자동 기록 |
| 실사 | 별도 시트에 수기 대조 | 별도 시트에 수기 대조 | 어려움 | 실사 화면, 차이 자동 계산 |
| 비용 감 | 이미 있는 경우가 많음 | 무료 또는 저렴 | 무료 또는 저렴 | 월 이용료 또는 구축비 |
셋이 공통으로 못 하는 다섯 가지
도구를 바꿔도 사라지지 않는 문제입니다. 시트가 재고를 숫자 한 칸으로 들고 있기 때문입니다.
1. 입출고 이력이 없다
현재고 칸을 고치면 이전 값은 사라집니다. 지난주에 왜 20개가 줄었는지 물어보면 아무도 답을 못 합니다.
2. 재고 차감이 한 번에 안 된다
출고 한 건은 품목을 찾고, 수량을 빼고, 출고처를 적는 세 동작입니다. 시트는 이 셋이 따로 저장됩니다. 중간에 끊기거나 두 사람이 겹치면 수량만 빠지고 기록은 없는 상태가 생깁니다. 프로그램은 이 셋을 한 전표로 묶어 저장합니다.
3. 바코드를 못 읽는다
품목이 늘면 이름으로 찾는 시간이 입출고 시간을 넘어섭니다. 스캐너로 찍어 품목을 부르는 것은 시트에서 되지 않습니다. 이것이 WMS가 시트와 갈리는 가장 큰 지점입니다.
4. 권한이 나뉘지 않는다
시트는 볼 수 있으면 고칠 수 있습니다. 창고 담당은 수량만, 관리자는 단가까지, 사장님은 보기만 — 이런 구분이 어렵습니다.
5. 실사가 따로 논다
실사는 장부와 실물을 맞추는 일인데, 시트에서는 실사표를 따로 만들어 수기로 대조합니다. 차이가 나도 원인을 못 찾고 숫자만 덮어씁니다.
그래도 시트로 버틸 수 있는 조건
품목 수백 개 안쪽, 입력자 두세 명, 하루 입출고 수십 건 안쪽이면 수불부 구조만 잡아도 한동안 괜찮습니다. 이 셋 중 하나가 넘어가면 아래 신호를 확인하세요.
이 신호가 보이면 넘어갈 시점입니다
현상만 보면 담당자 탓처럼 보이지만, 원인은 대부분 구조에 있습니다.
| 현상 | 원인 | 대안 |
|---|---|---|
| 시트 숫자와 창고 실물이 자꾸 다르다 | 현재고를 직접 고치는 구조라 누락·중복이 남지 않음 | 수불부 구조로 바꾸고, 그래도 반복되면 전표 기반 프로그램 |
| 누가 언제 고쳤는지 알 수 없다 | 입력자 구분과 권한이 없음 | 입력자 열을 강제하거나, 사용자별 로그인이 있는 프로그램 |
| 품목 찾는 시간이 입출고 시간보다 길다 | 이름·규격으로 검색, 유사 품목이 많음 | 품목 코드 통일, 그다음은 바코드 입출고 |
| 실사 때마다 이틀 넘게 걸린다 | 실사표와 장부가 따로 있어 수기 대조 | 실사 순서부터 정리, 차이 자동 계산 화면 |
| 같은 시트를 여러 개 복사해서 쓴다 | 부서·지점마다 형식이 갈림 | 양식 하나로 통일, 지점별 창고를 나눌 수 있는 프로그램 |
| 발주 시점을 감으로 정한다 | 일평균 출고와 리드타임이 집계되지 않음 | 안전재고·발주점 계산기로 기준을 먼저 만들기 |
둘 이상 해당하면 시트 구조를 고치는 것만으로는 해결되지 않습니다. 하나만 해당하면 아래 첫 단계로 충분합니다.
한 번에 바꾸지 말고, 세 단계로
시트에서 프로그램으로 바로 뛰면 이전 중에 재고가 한 번 더 틀어집니다. 순서를 지키면 각 단계가 다음 단계의 준비가 됩니다.
1단계. 시트 구조 정리
품목 코드를 하나로 통일합니다. 같은 품목이 이름만 다르게 두 줄 있으면 그때 합칩니다. 현재고 칸을 직접 고치는 대신 입고·출고를 한 줄씩 적는 시트를 따로 둡니다.
2단계. 양식으로 갈아타기
직접 만든 시트 대신 양식을 씁니다. 수불부 양식은 입고·출고·조정을 한 줄씩 적으면 품목별 현재고가 자동으로 집계됩니다. 실사는 실사표 양식으로 1차·2차 카운트와 차이를 계산합니다.
3단계. 프로그램으로 이전
1단계에서 정리한 품목 시트가 그대로 품목 마스터가 됩니다. 이전 직전에 실사를 한 번 해서 현재고를 맞추고, 그 숫자를 기초재고로 넣습니다. 여기까지 해 두면 이전은 하루 안에 끝납니다.
무료 양식으로 버티는 법
아직 넘어갈 때가 아니라면, 돈을 들이지 않고 시간을 버는 방법이 있습니다.
현재고 칸을 손으로 고치지 않기
수량은 입출고 줄에서만 바뀌게 합니다. 현재고는 수식이 계산합니다. 이 규칙 하나가 이력을 만들어 줍니다.
입력자와 날짜를 비워 두지 않기
구글시트라면 입력자 열을 필수로 만들고, 엑셀이라면 파일을 한 사람이 맡습니다. 권한 대신 규칙으로 버티는 방법입니다.
실사를 달마다 짧게
분기에 한 번 크게 하지 말고, 회전이 빠른 품목만 달마다 셉니다. 차이가 나는 품목이 매번 같으면 그 품목부터 원인을 찾습니다.
무료 재고관리 프로그램을 먼저 써 보시려면 무료 재고관리 프로그램의 한계 5가지 글에서 품목 수·사용자 수 제한을 확인하신 뒤 고르시는 것이 안전합니다.
시트 재고관리에 대해 자주 묻는 질문
구글시트로 재고관리를 계속 해도 되나요?
품목이 수백 개 안쪽이고 입력하는 사람이 두세 명이면 충분히 됩니다. 동시 편집이 되고 휴대폰에서도 열리기 때문에 엑셀보다 오래 버팁니다. 다만 시트는 현재고를 숫자 한 칸으로 들고 있어서, 두 사람이 같은 품목을 동시에 고치면 한쪽 수정이 사라져도 알 수 없습니다. 입출고를 한 줄씩 기록하는 수불부 구조로 바꾸면 그 위험이 줄어듭니다.
노션 재고관리는 엑셀과 무엇이 다른가요?
노션은 품목 하나를 카드처럼 다루고 사진·메모·담당자를 붙이기 좋습니다. 보기 방식을 표·갤러리·칸반으로 바꿀 수 있어 품목 수가 적고 설명이 긴 재고에 맞습니다. 대신 수식과 집계가 엑셀보다 약하고, 수량을 빠르게 더하고 빼는 작업에는 손이 많이 갑니다. 하루 입출고 건수가 많아지면 오히려 불편해집니다.
무료 재고관리 프로그램과 구글시트 중 무엇이 나은가요?
입출고를 기록하는 방식이 다릅니다. 무료 재고관리 프로그램은 대체로 입고·출고를 전표로 넣고 현재고가 자동으로 바뀝니다. 구글시트는 구조를 직접 만들어야 하지만 우리 회사 방식대로 바꿀 수 있습니다. 품목 수가 적고 방식이 자주 바뀌면 시트가, 입출고 건수가 많고 이력이 중요하면 프로그램이 낫습니다. 무료 프로그램은 품목 수나 사용자 수 제한이 있는지 먼저 확인하셔야 합니다.
재고관리 프로그램으로 넘어갈 시점은 언제인가요?
세 가지 신호가 보이면 넘어갈 때입니다. 첫째, 시트 숫자와 창고 실물이 달라서 실사 때마다 원인을 못 찾습니다. 둘째, 입력하는 사람이 세 명을 넘고 누가 언제 고쳤는지 알 수 없습니다. 셋째, 품목을 찾아 수량을 고치는 시간이 실제 입출고 시간보다 깁니다. 이 셋 중 둘 이상이면 시트 구조를 아무리 고쳐도 해결되지 않습니다.
프로그램으로 넘어갈 때 지금 쓰는 시트 자료는 버려야 하나요?
버리지 않습니다. 품목 코드·품명·규격·단위가 정리된 시트는 그대로 품목 마스터가 됩니다. 넘어가기 전에 품목 코드를 하나로 통일하고, 현재고를 한 번 실사해서 맞춰 두면 이전이 하루 안에 끝납니다. 안녕소프트는 쓰시던 엑셀과 구글시트를 그대로 이어받아 재고관리 프로그램을 만듭니다.
바코드로 입출고를 찍는 방식은 바코드 재고관리(WMS) 페이지에, 용어는 WMS란 글에 정리해 두었습니다.
지금 쓰시는 시트를 그대로 보내 주셔도 됩니다
품목 수와 입력하는 사람 수, 하루 입출고 건수를 알려주시면 시트로 더 버틸 수 있는지, 넘어갈 때인지부터 말씀드립니다.
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