무료로 충분한 경우
아래에 해당하면 굳이 비용을 쓸 이유가 없습니다. 지금 방식을 유지하세요.
직원 10명 이하, 급여 항목이 단순할 때
기본급과 수당 두어 가지, 공제는 공단 고지 금액을 옮겨 적는 정도라면 엑셀 급여대장으로 충분합니다.
근태가 단순하고 변동이 적을 때
출퇴근 시간이 일정하고 연장근무가 드물면 근태 집계를 손으로 해도 오래 걸리지 않습니다.
세무·노무 대행에 자료만 넘기면 될 때
신고는 대행이 하고 우리는 급여 자료만 정리해 보내는 구조라면 무료 범위로 됩니다.
명세서를 월 한 번 한꺼번에 보낼 수 있을 때
직원 수가 적어 명세서 교부가 한 시간 안에 끝나면 자동화할 이유가 아직 없습니다.
한계가 드러나는 다섯 지점
비용 문제가 아니라 구조 문제라서, 무료 프로그램을 더 열심히 써도 해결되지 않는 것들입니다.
1. 근태와 급여가 따로 논다
출퇴근 기록부는 따로 있고 급여대장은 따로 있어, 연장·야간·휴일 시간을 매달 손으로 옮겨 적습니다. 옮기다 틀리면 직원이 먼저 알고, 그때부터 신뢰가 흔들립니다.
2. 수당·공제 규칙이 바뀔 때마다 수식을 고친다
수당이 하나 늘거나 공제 기준이 바뀌면 수식을 찾아 고쳐야 합니다. 누가 언제 어떤 수식을 고쳤는지 남지 않아, 몇 달 뒤 차액이 발견돼도 원인을 못 찾습니다.
3. 명세서 교부와 보관
임금명세서는 교부와 보관 의무가 있습니다. 사람마다 파일을 만들어 보내고 보관하는 일이 직원 수에 비례해 늘어납니다. 기준과 기한은 고용노동부 안내를 확인하세요.
4. 4대보험 신고 자료를 다시 만든다
입·퇴사, 보수 변경 신고에 필요한 자료가 급여대장에 그대로 있는데, 공단 창구 형식에 맞춰 다시 입력합니다. 같은 값을 두 번 넣는 전형적인 구간입니다.
5. 담당자 한 명에게 다 걸려 있다
수식과 규칙이 담당자 머릿속에만 있어, 그 사람이 휴가를 가면 급여가 멈춥니다. 인수인계가 되지 않는 상태는 프로그램 문제가 아니라 구조 문제입니다.
지금 확인해 볼 것
지난달 급여 계산에 쓴 파일이 몇 개인지 세어 보세요. 근태, 급여대장, 명세서, 신고 자료가 각각 다른 파일이면 네 번 입력하고 있는 것입니다.
갈아탈 시점 판단 기준
다음 중 두 가지 이상 해당하면 검토를 시작할 때입니다.
급여 계산에 매달 이틀 이상 든다
직원 수가 아니라 옮겨 적는 횟수가 시간을 먹고 있습니다.
급여 오류 정정이 분기마다 생긴다
정정이 반복되면 직원 신뢰와 담당자 시간이 함께 빠집니다.
근태를 두 곳 이상에서 받는다
출퇴근 기록부, 휴가 신청서, 시간외근무 신청서가 따로 들어오면 집계 자체가 일입니다.
신고 자료를 공단 창구에 다시 입력한다
급여 자료에서 신고 형식으로 바로 만들어지지 않으면, 그 구간이 자동화 1순위입니다.
갈아탈 때 급여 계산 전체를 한 번에 바꿀 필요는 없습니다. 근태 집계를 급여대장과 잇는 것 하나만 해도 매달 옮겨 적는 일의 절반이 사라지고, 명세서 교부와 신고 자료는 그 위에 얹으면 됩니다. 4대보험 쪽은 4대보험 API 종류와 연동 방법 글에 정리했습니다.
자주 묻는 질문
무료 급여 프로그램을 계속 써도 되나요?
됩니다. 직원 수가 적고 급여 항목이 단순하며 근태 변동이 드물면 무료나 엑셀로 충분합니다. 한계는 항목과 규칙이 늘어 같은 값을 여러 곳에 옮겨 적기 시작할 때 옵니다.
세무사·노무사에게 맡기면 프로그램이 필요 없나요?
신고는 맡길 수 있지만, 근태 집계와 급여 자료 정리는 회사 안에서 해야 합니다. 대행에 보내는 자료를 만드는 시간이 늘고 있다면 그 부분은 여전히 우리 일입니다.
수당 계산 규칙이나 요율도 넣어 주나요?
이 글은 방식을 다룹니다. 연장·야간·휴일 수당 기준과 4대보험 요율은 법과 공단 고시에 따라 바뀌므로 고용노동부와 각 공단 안내를 기준으로 하세요.
갈아탈 때 지난 급여 기록은 어떻게 하나요?
급여대장과 명세서는 보관 의무가 있으므로 기존 파일을 그대로 보관하고, 새 방식은 다음 달부터 시작하면 됩니다. 이월해야 할 값은 연차 잔여와 누적 급여 정도입니다.
지금 급여 방식이 아직 괜찮은지 궁금하시다면
쓰고 계신 급여대장과 근태 파일을 보여주시면, 어느 구간부터 이어야 하는지 있는 그대로 말씀드립니다.
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